「文書管理は、文書を管理する仕事ではなかった」（自治体第６回）

ここまでの回で見てきたように、
多くの自治体では文書は整理され、適切に保存されています。
それでも、住民説明や監査、引き継ぎの場面で、
「なぜこの判断になったのか」を説明するのに、
時間と労力を要することがあります。

そのたびに、
「整理が不十分だったのではないか」
「文書管理規程をもっと厳格に運用すべきではないか」
と考えがちですが、問題の本質はそこにありません。

私たちは長い間、
文書管理を「文書をどう整理し、保存するかの話」
として捉えてきました。
文書番号を付け、
年度ごとにまとめたファイリングを行い、
保存期間を管理する。
これらは自治体運営に不可欠であり、
多くの職場が誠実に取り組んできた分野です。

しかし、現場で本当に問われているのは、
文書の体裁ではなく、
業務の中で行われた判断を、後から説明できるか
という点です。

どの選択肢を検討し、
どこで意見が分かれ、
なぜこの結論に至ったのか。
住民や議会、監査に対して求められるのは、
まさにこの説明です。

つまり、
文書管理の本当の対象は、
文書そのものではなく、
行政判断の証拠だったのです。

世界の行政機関も、同じことで長く苦労してきた

この問題は、日本の自治体だけのものではありません。
欧米を含む多くの国の行政機関でも、

といった課題が、長年繰り返されてきました。

重要なのは、
ISO 30301 が、
最初から完成された理想論として作られた規格ではない
という点です。

ISO 30301 は、
各国の政府機関や大規模組織が実際に経験してきた
失敗や試行錯誤を通じて、
「どこでつまずくのか」
「なぜ説明できなくなるのか」
を整理した結果として形になっています。

言い換えれば、
ISO 30301 は
世界が先に苦労してたどり着いた解決策
をまとめたものなのです。

文書管理規程とISO 30301は、扱っている軸が違う

ここで誤解してはいけないのは、
ISO 30301 が
既存の文書管理規程を否定するものではない、
という点です。

日本の自治体にある文書管理規程は、
文書をどう整理し、保存し、廃棄するかを定めた
事務処理のルールです。
これはこれで、自治体運営に欠かせない基盤です。

一方で、ISO 30301 が扱っているのは、
それとは別の次元の問いです。

文書管理規程が扱ってきたのは、
「文書ができた後」をどう管理するか。

ISO 30301 が扱っているのは、
「文書が必要になる前」、
つまり業務の中で判断が行われる場面です。

ISO 30301 は、
業務のどこで判断が行われ、
その結果、どのような記録が後から必要になるのかを、
業務設計の一部として考える枠組みを示しています。

その意味で、
文書管理規程と ISO 30301 は対立関係ではなく、
役割の異なる補完関係にあります。

文書管理のスコープを広げる、ということ

この視点に立つと、
文書管理の位置づけは大きく変わります。

行政運営そのものを支える、業務の一部になります。

これまで
「文書管理がうまくいかない」と感じていた違和感は、
職員の努力不足や意識の問題ではありません。
文書を見る視点が、少しズレていただけです。

文書管理とは、
文書を管理することではなく、
行政判断を、後から説明できる状態に保つこと。

それが、このシリーズを通じて見えてきた答えであり、
ISO 30301 が示している
文書管理の本当のスコープです。

「文書管理と文書整理は、似ているが役割が違う」（自治体第４回）