本サイトでは、経営者の方に必要な文書管理や文書情報マネジメントについての情報提供を行っていきます。
会社にとって文書管理は必要だが・・・
経営者の皆様方は、「文書管理はもちろん必要なものであるという」認識はお持ちだと思います。しかしながら実状をお尋ねすると、「今は先にやるべきことがあり、優先順位が低い。」とか、「文書管理規程を制定してあるので、部下がやってくれている筈。」という経営者の方も多くおられます。
デジタルトランスフォーメーションの推進に文書管理は必要
DX（デジタルトランスフォーメーション）は、推進は当初、経済産業省が2025年の壁がある、それを乗り越えるために必要だと錦の御旗を揚げたものです。多くの企業は、一部の大会社だけの問題という風に捉えれておられました。そこに新型コロナウィルスによるパンでミックが発生し、テレワークが必須で、待ったなしとなりました。
多くの企業は、テレワーク用の機器やソフトをなんとか準備、配置したというところではないでしょうか。
そこで、多くの企業が気付きだしました。業務を効率的に進めるには、そのベースになっている情報をいかに、整理するか、どう残すか、どう活用するか。そこの整備が不十分だと。
文書管理の目的はファイリングではありません
紙文書の場合は、整理された体系でバインダーに綴じていくこと。電子文書の場合も、整理されたフォルダー体系に登録していくこと。いわゆる「ファイリング」すること自体は文書管理の目的ではありません。では、何が目的なのでしょうか。
文書管理は手段であり、目的ではありません。
文書管理の目的は、業務を遂行することであり、決して、それ自体が目的ではありません。大切なことは業務遂行のために文書管理をどうしておかねばならないかということであり、業務と文書管理が別々に存在するものではありません。
文書管理と文書情報マネジメント
文書管理というと正式に登録した文書を保管、活用し、期限が来たら廃棄するというライフサイクルをイメージしますが、現在では、文書情報マネジメントを行うことが必要とされています。すなわち、文書のみならず、図面や電子データを含めた文書情報を対象とし、文書情報の作成や配布・提出なども含めてPDCAを回して行くことが求められています。
情報セキュリティマネジメントと文書情報マネジメント
現在、各社で積極的に取り組んでおられる情報セキュリティマネジメントは、情報漏洩を防ぐことを目的としています。一方、文書情報マネジメントでは、情報漏洩だけでなく、その保管、活用、廃棄もカバーしております。すなわち、カバー範囲に差がありますので、情報セキュリティマネジメントに取り組んでいるから、文書情報管理も出来ているという誤解はなさならいようお願い致します。
経営者から見た文書情報マネジメントの目的
経営者から見た場合の一般的な文書情報マネジメントの目的は、次の５点です。
- 業務の効率化
- 情報・知識の共有
- リスクマネジメント
- 説明責任（アカウンタビリティ）
- 新しい知の創造
昨今、終身雇用制の崩壊が始まった日本においては、欧米諸国と同様に「個人に頼らない技術や仕事の進め方の伝承」も新たな目的の一つになって来ております。
