「この案件、前にも似た検討をしていませんでしたか？」

会議でそう言われて、過去のフォルダを開いたことはないでしょうか。
資料は見つかります。企画書も、検討資料も、議事メモも残っている。
年度別に整理され、分類もされていて、「管理されていない」感じはしない。

それでも、いざ中身を見ると立ち止まります。
なぜその案を採用しなかったのか。
どこが問題だったのか。
何を根拠に判断が分かれたのか。

資料はあるのに、判断につながらない。

結局、
「当時の担当は誰だったかな」
「詳しい人、まだ在籍しているかな」
と、人を探し始めることになります。

文書は残っています。
整理も分類もされています。
それでも、仕事には使えない。

監査や説明の場面でも同じことが起きます。
決裁文書は出せる。
結果は説明できる。
しかし、なぜそう決めたのかを説明しようとすると、
過去の資料をつなぎ合わせ、記憶を補いながら話すことになる。

多くの組織は、ここでこう考えます。
「もっと文書を整理すべきだったのではないか」
「分類が足りなかったのではないか」と。

けれど、本当に問題なのはそこでしょうか。

困っているのは、文書がないことではありません。
判断に至る手がかりが、文書の中に残っていないことです。

これは、誰かのミスではありません。
多くの企業で当たり前になっている、
仕事と文書の“つながり方”の問題です。

次回は、「きちんと整理している組織」でも、
なぜ説明や引き継ぎで消耗しやすいのか。
その理由を、もう一段掘り下げます。