はじめに（本稿の立場について）

本稿は、筆者個人の問題意識に基づく整理である。
現行の公文書管理制度や公文書管理法の解釈を否定するものでも、
特定の立場や職能を批判するものでもない。

そのうえで、あえて一つ、
これまで十分に名前を与えられてこなかった行為について、
整理し、言葉を与えてみたい。

本稿で用いる
「記録成立性の確認」
という言葉は、筆者による用語提案である。

現行の法令や行政文書管理ガイドラインに
この用語が登場するわけではない。
公式に確立した概念でもない。

ただし、
実際の公文書管理の現場で、
すでに求められている（あるいは、行われている）行為
を指している。

本稿でいう「記録成立性の確認」とは何か

本稿でいう記録成立性の確認とは、次のような行為を指す。

現用段階において、
判断の理由・経過・結果が、
将来の説明責任に耐える形で
記録として成立しているかを点検する行為。

ここで重要なのは、
この行為が価値判断ではないという点である。

  • 永久保存に値するか
  • 歴史的価値が高いか
  • 公文書館に移管すべきか

といった問いには答えない。

問うているのは、ただ一つ、

「この文書で、後から説明できるか」

という点である。

用語を定義することの意味

この行為にあえて名前を与えることには、
実務上、重要な意味がある。

用語が存在しない状態では、

  • 「何となく説明が足りない」
  • 「分かりにくい文書だ」

といった、感覚的な指摘にとどまりがちである。

一方で、

「この文書は、
記録成立性の確認が十分に行われているか」

という言い方ができるようになると、

  • 何が問題なのか
  • どこを改善すべきなのか

を、職員と住民が共通の言葉で議論できるようになる。

用語を定義することは、
責任を押し付けるためではない。
課題を共通認識として持つための基盤を整える行為である。

「評価」とは異なる行為である

公文書管理の文脈で
「評価」という言葉は、一般に、

  • 保存期間満了時に
  • 歴史的価値の有無を判断する

行為を指してきた。

本稿で扱う記録成立性の確認は、
それとは役割も時期も異なる。

  • 現用段階で行われ
  • 業務責任と密接に結び付き
  • 判断理由が記録として成立しているかを問う

行為である。

この違いを明確にするため、
あえて既存用語を使わず、
新たな呼び方を提案している。

なぜ、あえて用語を提案するのか

公文書管理法や行政文書管理ガイドラインを読むと、

  • 意思決定の過程が合理的に跡付けられるよう
  • 説明責任を果たす観点から

といった表現が、繰り返し現れる。

これらはすべて、
記録が説明可能な状態に成立していること
を前提にしていると読むことができる。

つまり、

  • 行為は求められている
  • 義務としても存在している
  • しかし
    一つの行為として名前が与えられていない

という状態にある。

この「名前のない行為」を言語化することで、
制度や条例、運用の違いが、
より見えやすくなるのではないか。
それが、本稿の問題提起である。

① 「評価」という言葉が、特定の意味で定着していた

公文書管理法が制定された当時、
「評価」という言葉は主として、

  • 歴史的価値の判断
  • 永久保存に値するかどうかの選別

を指すものとして、制度上・実務上ともに定着していた。

この状況で、現用段階で必要とされる
別種の行為を同じ言葉で表すことは、
かえって役割分担を分かりにくくするおそれがあった。

結果として、
前段で行われている行為は、
「評価」とは名付けられず、
別の表現で条文に織り込まれたと考えられる。

② 現場に新たな判断行為を課すことへの配慮

記録成立性の確認は、
実質的に判断行為を伴う責任である。

しかし法制定当時は、

  • 文書管理体制の成熟度
  • 専門人材の配置状況
  • 電子的管理環境の整備状況

に大きなばらつきがあった。

そのため、この行為を
明示的な義務として切り出すことには慎重さが求められた。

行為そのものを否定せず、
作成義務・管理義務という形で
段階的に位置付けたと読むことができる。

③ レコードマネジメントの語彙が制度化されていなかった

日本の制度語彙の中には、

  • Records Management
  • Records Manager

という概念が、当時ほとんど根付いていなかった。

一方、カナダや米国では、

  • 現用文書の段階で
  • 記録が説明責任に耐える形で成立しているかを確認する行為

は、レコードマネージャーの職能範囲として整理されてきた。

日本では、この職能概念が制度上明確でなかったため、
同様の行為を
独立した用語として法に置くための受け皿が存在しなかった。

④ 公文書管理法は「最低限の共通基盤」を狙った法律だった

公文書管理法は、
完成形を一気に示す法律というより、

  • 作成を義務付ける
  • 勝手な廃棄を防ぐ
  • 説明責任の基盤を作る

という最低限の共通基盤を全国に行き渡らせることを
重視した法律である。

その段階で、

  • 行為を細かく分解し
  • 名称を与え
  • 運用方法まで詳細に規定する

ことは、あえて選ばれなかったと理解できる。

⑤ それでも、行為そのものは条文に組み込まれている

重要なのは、
この行為が無視されていたわけではないという点である。

公文書管理法には、

  • 意思決定の過程が合理的に跡付けられるよう作成すること
  • 必要なときに利用できるよう管理すること
  • 説明責任を果たす観点で保存期間を設定すること

といった規定が繰り返し現れる。

これらはすべて、
記録が説明可能な状態で成立しているかを確認する行為
を前提としなければ実現しない。

つまり、

行為は存在していたが、
それを一つの概念として切り出す言葉がなかった

という整理が、最も穏当である。

おわりに ―― なぜ今、この補助線を引くのか

「記録成立性の確認」という言葉は、
公文書管理法を否定するものではない。

むしろ、

  • 法が求めてきた行為を
  • 現在の制度成熟度に合わせて
  • 正確に言語化し直す

ための補助線である。

この言葉を共有することで、
職員と住民が、
**「何が足りないのか」「どこが課題なのか」**を
同じ土俵で考えられるようになる。

それこそが、
公文書管理を制度として成熟させていくための
一つの出発点ではないだろうか。

まとめ

公文書管理法に欠けていたのは、
行為そのものではない。
行為を共有するための名称だった。
「記録成立性の確認」は、
公文書管理を読み解くための
一つの補助線としての私見である。