はじめに

前回の記事では、
「なぜ米国企業は『文書管理ポリシー』と言わないのか」
という視点から、
文書ではなく「説明責任」から経営を設計する考え方を整理した。

本稿では、特定の企業や事例を評価することはしない。
代わりに、読者自身が自社に当てはめて考えるための視点を提示したい。

なぜチェックリストなのか

文書管理やISO規格の議論は、
どうしても「できている／できていない」という
外形的な評価になりがちである。

しかし、ここで問いたいのはそこではない。

経営が下した判断を、
数年後に第三者へ説明できるか。

この一点である。

以下のチェックリストは、
制度やシステムを点検するものではなく、
経営判断の説明可能性を点検するためのものである。

経営Evidenceチェックリスト（簡易版）

① 経営判断の記録

  • 重要な経営判断について、
    *「なぜその判断をしたのか」*を文書で説明できるか
  • 他の選択肢を検討した事実や、
    採用しなかった理由が残っているか

② 実施しなかった判断・先送りの判断

  • 実施できなかった施策や、
    判断を先送りした理由が記録されているか
  • 「やらなかった判断」を、
    後から説明できる形で残しているか

③ リスク認識の記録

  • 問題やリスクを認識した時点の記録が残っているか
    • 分かっていなかった
    • 分かっていたが判断しなかった
      を区別できるか

④ 経営レベルでのレビュー

  • これらの記録が、
    現場や部門に閉じず、
    経営レベルでレビューされる仕組みがあるか

⑤ 将来の第三者視点

  • 5年後、10年後に第三者から
    *「なぜその判断をしたのか」*と問われたとき、
    文書で説明できると自信を持って言えるか

このチェックリストの使い方

このチェックリストは、

  • 文書管理規程を点検するためのものではない
  • ITシステムの有無を問うものでもない

経営が、自らの判断を説明可能な形で残しているか
を確認するためのものである。

すべてに「はい」と答えられる必要はない。
むしろ重要なのは、どこで迷ったかである。

その「迷い」こそが、
経営として向き合うべき論点である。

文書管理の話に戻さないために

このチェックリストを使う際、
「文書管理が弱いからだ」という結論に戻ってしまうと、
本質を見失う。

問うべきなのは、次の点である。

この判断は、
もともと説明するつもりで下されたものだったか。

文書は結果であり、原因ではない。

おわりに

文書情報マネジメントは、
事務の話でも、ITの話でもない。

経営が、自らの判断を引き受けるための前提条件である。

他社を評価する必要はない。
まずは、自社の経営判断が
後から説明できる形で残っているかを
静かに点検してみてほしい。