業務マニュアルは揃ってますか。
コロナだ！ テレワークだ！ と言っている間に、デジタルトランスフォーメーション（DX）に取組まないと競争力を失ってしまう。そんな状況になってきましたね。
そこで、業務の見直し、業務の改革をやろうとした時の最初の壁は、自社の業務の実行方法が文書化されていないことが多いことです。
経営者の方の中には、我が社は、業務規程が揃っているからと安心している方もおられるかも知れません。しかし、業務規程は、このように業務を実行すべしと定義しているだけで、
マニュアルや手順のレベルまでの落とし込みは出来ているものではありません。
まずは、業務の洗い出しとその業務マニュアル、業務手順書の整備状況の確認を最初に行う必要があります。
従業員との目的意識の共有
多くの日本企業でが、よく言えばボトムアップで業務の推進が維持されてきております。悪く言えば、属人的な仕事が多く、属人的、ローカルで最適となっていることも多いでしょう。実際の業務をよく知っているのは従業員です。ですので、”業務見える化”をするぞ！というレベルではなく、社長から従業員に向けて、「会社の存亡を掛けて、ＤＸに取組む。その一環で”業務見える化”もします。一緒にやりましょう。」くらいのメッセージが必要になってきます。
改革の方向性の提示も必要
一般論ではありますが、業務規程から業務マニュアルを作成し、そこから、属人的な作業にならないよう作業手順書まで、落とし込む作業は、多大な労力を要します。細部は、別として、現状の”業務の見直し”をしたら、こういう風な改革を考えているとある程度の将来像を提示しておくころで、従業員のモチベーションも上がってきます。
ワークフローシステムの利用の勧め
実際に皆さんが従業員になったと思ってください。確実に業務を遂行するには、手順書と首ったけで確認しながら作業をすることが必要になりませんか。手順書を毎回確認し、作業していたのでは、作業効率が悪いですよね。
工場の現場に例えれば、「少品種多量生産」で、日々同じことだけを繰り返すのなら訓練し、暗記して進めるという方法もあるのでしょう。しかし、「多品種少量生産」で、日々多くの種類の業務を行うことが必要な場合は、手順を覚えきることは困難で作業効率は悪くなります。下手をすると手順とは違う属人的な方法を取ってしまう可能性もあります。
そこで利用したいのは、ワークフローです。
ワークフローに手順の流れ、作業内容、確認事項を組み込んでおけば、作業者は、手順書を毎度確認しなくても手順通りに業務ができます。
また、業務マニュアル、業務手順書の作成も簡単化できます。すなわち、後は、ワークフローに従ってください。といった具体です。
どうでしょうか。今の業務をワークフローに乗せられると思っただけでもモチベーションアップになるのではないでしょうか。
業務見える化の第１ステップについて解説してみました。
文書戦士
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