第6回公文書管理条例は、何のために存在するのか ――事務規程ではなく「住民との約束」

前回は、自治体における「経営の最上位責任」が
住民への説明責任として成立していることを整理しました。

今回は、その説明責任を
制度として担保する仕組みに焦点を当てます。
それが、公文書管理条例です。

公文書管理条例は、
文書をきれいに整理するためのルールではありません。
自治体が住民に対して果たすべき説明責任を、
継続的に成立させるための起点です。

多くの自治体には、
すでに文書管理規程や事務規程が存在します。

しかし、それらは原則として
内部運用のルールにとどまります。

一方、条例は、

という点で、性質がまったく異なります。

条例とは、
自治体が住民に対して
「このように説明責任を果たします」と
法的に約束する行為なのです。

ここで重要なのは、
条例を最終到達点として捉えないことです。

条例は、
「これを守れば終わり」というゴールではありません。
むしろ、そこから
何をどう設計するかが問われます。

この関係を、構造として示すと次のようになります。

この図が示していること
この図が伝えたいのは、
非常にシンプルな関係です。

つまり、
条例は「文書をどう保存するか」を決めるものではなく、
判断・責任・検証をどう成立させるかを定める枠組みです。

事務規程や内規は、
業務を円滑に進めるためには有効です。

しかし、

という点について、
住民に対して説明する根拠にはなりません。

条例を起点としない限り、
公文書管理は
「内部で守っているルール」の域を出ないのです。

条例を起点に据えることで、
次の問いが初めて正面から扱えるようになります。

これらは、
事務改善の話ではなく、
統治の設計の話です。

公文書管理条例は、
文書整理のための技術的ルールではありません。

それは、
自治体が住民に対して行う
説明責任の宣言であり、
その責任を果たし続けるための
制度的な起点です。

次回はいよいよ最終回として、
なぜ公文書管理が
「改革」と呼ばれなければならないのかを整理します。

本稿は、文書・記録管理を「事務」や「補助業務」としてではなく、
価値創造と信頼を同時に成立させる経営基盤として捉え直す
連載シリーズの一編です。

シリーズ全体では、
民間企業から自治体へと視点を移しながら、
現場・経営・制度という異なるレイヤーから、
文書・記録管理の意味を構造的に整理しています。

シリーズ構成

第1回
価値創造と信頼を同時に成立させる経営基盤
――「四本柱」で考える、これからの文書・記録管理
第2回
なぜ多くの企業は「文書管理」でつまずくのか
――分断された四本柱という構造問題
第3回
文書・記録は誰のために存在するのか
――現場の困りごとから見えてくる、本来の役割
第4回
内部統制はなぜ「回っていない」と感じられるのか
――現場の記録が、説明責任につながらない理由
第5回
自治体における「経営の最上位責任」とは何か
――企業経営との共通点と決定的な違い
第6回
公文書管理条例は、何のために存在するのか
――事務規程ではなく「住民との約束」
第7回（最終回）
なぜ公文書管理は「改革」にならなければならないのか
――DXでも効率化でもない、本当の理由

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