東京都は、自治体でありながら、
国に匹敵する規模と機能を持つ行政主体である。
その公文書管理条例もまた、市町村条例とは異なる前提の下で設計されている。

本稿では、東京都の公文書管理条例について、
どのような制度構造を採り、何を条例で定め、何を条例の外に置いているのかを、
条文構造と制度配置から読み解く。

1．東京都は包括的な公文書管理条例を有している

東京都には、現用段階から非現用段階までを対象とする
包括的な公文書管理条例が制定されている。

あわせて、

  • 東京都公文書館
  • 公文書管理委員会（審議会）

が制度上整備されており、
形式面では、公文書管理法に対応する体制が一通り整っている。

2．条例構造は、公文書管理法と同型である

東京都の条例は、

  • 用語の選択
  • 文書の区分（現用／非現用）
  • 章立て
  • 歴史的文書の位置付け

のいずれにおいても、
公文書管理法と同じ発想で構成されている。

文書は、

  • 行政文書（現用）
  • 特定歴史公文書等（非現用）

として段階的に整理され、
評価の中心は非現用段階に置かれている。

3．非現用段階に関する規定が比較的充実している

東京都の条例では、

  • 保存期間満了後の取扱い
  • 歴史的文書としての評価
  • 公文書館への移管・保存・利用

といった、非現用段階に関する規定が整理されて置かれている。

一方で、

  • 文書作成の質
  • 判断過程の十分性
  • 説明可能性

といった点については、
現用段階で点検・評価する具体的な仕組みは明示されていない。

このように、条例上は、
文書管理の各段階について役割分担を行いながら、
非現用段階に関する規定が比較的明確に書き込まれている構成となっている。

4．作成・管理・廃棄の責任主体は「実施機関」である

東京都条例では、

  • 文書の作成
  • 管理
  • 保存
  • 廃棄

の一次的な責任主体は、
一貫して**各実施機関（行政機関）**に置かれている。

  • 公文書館
  • 公文書管理委員会

はいずれも、
文書の作成内容を直接評価・是正する主体とは位置付けられていない。

5．公文書管理委員会の位置付けは「制度監督型」である

東京都には、公文書管理委員会（審議会）が設置されているが、
その役割は、

  • 制度全体の在り方に関する審議
  • 運用状況の把握
  • 意見の提示

といった、制度レベルでの関与が中心である。

市町村条例に見られるような、

  • 個別の廃棄案件を
    一件ずつチェックする仕組み

は、条例上、前提とされていない。

この点において、東京都の委員会の位置付けは、
公文書管理法における委員会の役割と同型である。

6．「特定歴史公文書等」には寄贈資料が含まれている

東京都の条例における
**「特定歴史公文書等」**には、

  • 実施機関から移管された行政文書
    に加え、
  • 寄贈・寄託等により収集された文書

が含まれている。

この点から、東京都の制度は、

行政運営の証拠としての公文書
にとどまらず、
歴史資料としての価値を有する資料も
制度の中で受け止める構造

を併せ持っていることが読み取れる。

これは、行政記録に特化したモデルとは異なり、
「歴史」という観点を制度上、明示的に含めている点に特徴がある。

7．条例の外側に周辺制度が重層的に存在している

東京都の条例は、
文書作成の質の確保について、詳細な規定を置いていない。

一方で東京都には、

  • 決裁・合議の仕組み
  • 内部統制
  • 監査
  • 職務権限・服務規律

といった、
文書作成を取り巻く周辺制度が重層的に存在している。

これらを条例とどのように位置付けているのかについては、
条文から断定することはできず、
今後のヒアリング等による確認が必要である。

ただし、

条例の外側に、文書作成を支える制度が厚く存在している

という点自体は、
制度配置として確認できる事実である。

おわりに

東京都の公文書管理条例は、
公文書管理法と同型の制度構造を採りつつ、
自治体としての実務や制度配置をどのように組み込んでいるかを
条文と制度構成から読み取ることができる。

文書管理をどの段階に重心を置いて整理するのか、
また、行政記録の管理と歴史資料の保存を
どのように一つの制度の中で位置付けているのかといった点について、
考える手がかりを与えてくれる事例である。

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