第４回内部統制はなぜ「回っていない」と感じられるのか ――現場の記録が、説明責任につながらない理由

前回は、
現場が文書・記録管理に対して抱いている
「ちゃんとやっているはずなのに、後で困る」という違和感を見てきました。

今回は、その違和感を一段引き上げ、
内部統制や説明責任と、現場の記録がどのようにつながっているのかを整理します。

ここでも、
評価や批判ではなく、
なぜそう見えてしまうのかという構造に焦点を当てます。

多くの現場にとって、
内部統制は次のように受け止められがちです。

日々の業務とは、
どこか距離のある存在です。

そのため、内部統制は
業務の一部というより、後から対応するイベント
として意識されやすくなります。

ここで確認しておきたいのは、
現場が内部統制を軽視しているわけではない、という点です。

実際の現場では、

にもかかわらず、
そのことが後から伝わらない。

このズレが、
「統制が回っていない」という印象を生みます。

内部統制が回っている状態とは、
単にルールが存在していることではありません。

少なくとも、次の三点が説明できる必要があります。

これらが説明できて初めて、
「統制が機能していた」と言えます。

ここで重要になるのが、
記録の役割です。

現場でどれほど慎重に判断していても、

が記録として残っていなければ、
内部統制は後から確認できません。

つまり、
統制は、記録によって初めて見えるようになるのです。

監査や確認の場面では、
しばしば結果が問われます。

もちろん重要ですが、
結果だけでは統制の有無は判断できません。

これを区別するために必要なのが、
判断の過程を示す記録です。

現場にとって、
記録は「自分の仕事を守るためのもの」でした。

一方で、その記録は、

に力を発揮します。

現場の判断が記録として残っていることで、
内部統制は
仕組みとして回り始めるのです。

内部統制が「回っていない」と感じられる背景には、
現場の判断と、後からの説明の間にある断絶があります。

その断絶を埋めるのが、
文書・記録管理です。

現場のために書かれた記録が、
結果として内部統制を支え、
経営の説明責任につながっていく。

次回は視点をさらに広げ、
自治体という組織では、この説明責任がどのような意味を持つのかを見ていきます。

本稿は、文書・記録管理を「事務」や「補助業務」としてではなく、
価値創造と信頼を同時に成立させる経営基盤として捉え直す
連載シリーズの一編です。

シリーズ全体では、
民間企業から自治体へと視点を移しながら、
現場・経営・制度という異なるレイヤーから、
文書・記録管理の意味を構造的に整理しています。

シリーズ構成

第1回
価値創造と信頼を同時に成立させる経営基盤
――「四本柱」で考える、これからの文書・記録管理
第2回
なぜ多くの企業は「文書管理」でつまずくのか
――分断された四本柱という構造問題
第3回
文書・記録は誰のために存在するのか
――現場の困りごとから見えてくる、本来の役割
第4回
内部統制はなぜ「回っていない」と感じられるのか
――現場の記録が、説明責任につながらない理由
第5回
自治体における「経営の最上位責任」とは何か
――企業経営との共通点と決定的な違い
第6回
公文書管理条例は、何のために存在するのか
――事務規程ではなく「住民との約束」
第7回（最終回）
なぜ公文書管理は「改革」にならなければならないのか
――DXでも効率化でもない、本当の理由

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