もうペーパレス化は終わりましたか
コロナ禍が始まって、もう1年を超えます。
皆さんの会社では、ペーパーレス化は終わりましたか？
たぶんいろんなタイプの会社があるんだと思います。
（１）コロナ禍の前からほぼノーペーパー
一番進んだ会社では、ペーパーレスという前に、そもそも職場に紙自体が、殆ど存在せず、ノーペーパーの環境で、電子的に業務をこなしていたと思います。机の上には、何年も前から書類受けなど存在していません。電子ワークフローシステムでスマートに仕事をしています。
えーっ本当に？と思う方もいらっしゃるかも知れませんが、ＩＴ環境の強化に以前から取り組んで来た会社の多くは、こんな感じでしょうか。
（２）コロナ禍でペーパーレス推進
次の一群は、コロナ禍で、トップ主導で、ペーパーレス化の推進を開始し、活動が徐々に結実しつつある会社です。テレワークで各社員が物理的に分断される中、もはや紙（ペーパーを中心に業務を行うことは非合理的ですし、紙に触れるとウィルス感染リスクも高いので、
進めざるを得ないですよね。これからの進歩に期待です。
（３）どこからはじめればいい？
最後の一群は、コロナ禍で、ペーパーレス化の必要性はわかるがどこから手を付けていいかわからない。コロナ禍で運転資金もカツカツで、とてもそんな余裕はないよ。という会社ではないでしょうか。
ペーパーレスどこから手を付けよう
今、ペーパーレスは進んでいなくても、ペーパーレスどこから手をつけようろ考えておられる経営者の方々は多いようです。昨年の末から今年の3月にかけての中小企業庁が進めたデジタル化応援隊の申込みにも、「ペーパーレスどうやって進めたらよいのか教えて欲しい」の要望が多数上がっていました。
(1) 最初にやるのは事実確認です。
こんなとき最初にやるのは、事実確認が鉄則です。まず、自社で書類が、情報がどのような形（紙・電子）で、どこから、どこへ、どこで滞留し、どこで保管しているかのデータフロー図を書いて見る必要があります。これにはITと言っても、パワーパイント、EXCEL等で可能です。そこに、流れているデータ量、件数などを書き入れます。
ポイントは、最初から細かくし過ぎないことです。
（２）次はテレワーク対応上のネックや業務処理上のネックを明確化します。
事実確認するためにのデータフロー図やこのボトルネック解析には、当事者の部門にも入ってもらい他人事にしないことが大切です。そうすれば、今、自社はどこからペーパーレス化を進めればいいのか、ご自身でも明らかにできます。データフロー図の作成や、分析に不慣れな場合は、コンサルタントの力を借りてもよいですが、あくまでも主体は、経営者であり、各業務部門です。
これにより、目標に相当するものが見えてくると思います。
（３）流行に惑わされない
昨年来、電子帳簿保存法の改定で、紙文書のスキャナー保存がブームになっています。電子帳簿保存法の場合は、今年は電子取引も含めて大幅な改定・緩和があります。余程、切羽つまった状況でなければ、今年の大幅改定の後の世界を見越した対応を考える方が無駄な投資を防げます。一方、昨年は押印廃止が叫ばれましたが、確かに、判子は効率的なものではないですが、それに代わるものとしては電子契約しかなさそうです。そう簡単に利用できそうにないなと放置するのではなく、自社導入した場合の課題などを整理しておきましょう。電子化の場合は、中途半端な電子化をするのではなく、電子契約まで進めるのが効率的でしょう。
文書戦士
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