業務フローチャート通り仕事ができていますか。
・事務処理規程に従ってください。
・な手順は「業務フローチャート」にまとめてますので確認して下さい。
貴方の職場では、このように「業務フローチャート」を作って一安心という状態にはなっていませんか。
実際に、職場で定めた「業務フローチャート」通りに仕事は進んでいるのでしょうか。
そんなことはないというのが、一般的なところだと思います。
離れていても、従来と同じように仕事ができることが必要になりました。
従来は、職場のメンバーが集まって仕事をしていました。職場で定めた「業務フローチャート」は、尊重するものの、手順の見直しが必要であってもメンバーがお互い近くにいたことで、業務フローチャートを更新せずに、「今度からこうします。」程度の会話で仕事の仕方を変えていくこともあったと思います。
しかしながら、コロナ禍で、テレワークが必要になった今、ＷＥＢ会議やチャットはあるとは言え、従来と違って、ただそこにいるだけで必要な情報が耳から目から入ってくることはなく、自ら発信、取得することが必要となって来ています。
ITを使って解決できないか
では、これはITを使って解決できないのでしょうか。
すぐに思い浮かぶのは、出張旅費申請や稟議書の決裁に使用している（電子）ワークフローだと思います。
（電子）ワークフローを使えば、フローの流れや仕事の中身が規程できるので、これで解決すると思われがちなのですが、ここでも課題があります。
それは、一般の（電子）ワークフローでは、分岐設定はあるものの直列に並んだ処理しかできいない。つまり、申請→受付→処理→審査→承認 というようなフローを対象にしており、ここから処理が分岐して並行に進むような処理には対応できないのです。
私は、このようなタイプのワークフローを「申請ワークフロー」と呼びます。このタイプでも社内の多くの業務はカバーできますが、もっと複雑な場合、業務フローチャートで記述したフローチャートを（電子）ワークフロー化できないものでしょうか。
BPMソフトの利用
そのような時に活用できるのが、BPM（ビジネスプロセスマネジメント）ソフトです。
このタイプのソフトはも業務ワークフローのフローの流れを電子的に表現し、処理が終わったら自動的に次処理者に処理を引き継げます。ここは、申請ワークフローと同じです。
BPMソフトというと敷居が高く感じられるので、親しみやすくするために、「ワークフロー」と称していることがあります。
BPMソフトの例
クラウド版で、使い方がわかりやすく、お試しができるBPMソフトがございますので、
紹介いたします。それは、クエステトラBPMSuite です。このソフトを使用しますと、
並行処理を含め、業務フローチャート通りのワークフローを設定できます。
その他効果
業務フローチャート通りのフローでしか仕事ができないので、次のような効果もあります。
１）業務フローチャートに見直しすべき点があれば、BPMソフトに修正をかけざるを得ないので、
・業務フローチャートのメンテナンスが促進される。
２）自己流、属人的な仕事のやり方ができないので
・職場での仕事のやり方が統一される。
３）効率のよい仕事のやり方は、勝手にやるのではなく提案してもらうようにすることで、
・個人ではなく、メンバー全員の効率が上がる。
４）新しくメンバーになった人も
・先輩メンバーに聞き廻らなくとも、正しい仕事のしかたがわかる。
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