デジタル化をどこから始めていいかわからない
コロナ禍で一番大きく変わったのは、何かと考えた場合、これまではICTに無関心な会社や部門も許されてきたが、もはや、それは許されなくなったというところではないでしょうか。全ての会社、部門でのICTの活用が加速しています。如何に、効率よく利用するかが課題となっています。「デジタル化をどこから始めていいかわからない。」という声もよく聞きます。
勘と経験の脱却、個人依存からの脱却
経営的な観点からすれば、国税対応電子帳簿保存法対応などの守りも必要でしょうが、企業のコア技術、コアコンピタンスを強くするという「攻め」は外せませんね。よく言われるのが、「勘と経験からの脱却」、「個人依存からの脱却」です。
では、マニュアル化、標準化ですね。ISO9001のですね。とおっしゃる方も多いのですが、これも必要なのでしょうが、これらは、今保有しているコアコンピタンスの維持には役立ちますが、強化までするものではないとと判断した方がよいと思います。
かつて、ISO9001の導入が始まった頃は、「勘と経験」の全面否定で、「マニュアル」絶対主義とも受け取れる運用が各社で取られたことから、品質レベルは安定したであろうが、ある意味「勘と経験」で支えられていた分の品質は低下したと感じられることも多々ありました。
個人の勘と経験も活かす
製品やサービス、業務の品質は、マニュアル化・標準化を行って一定レベルに保つことは最低限必要です。これらは守りです。会社を強くするためには、攻めが必要です。
そのためには、個人の勘や経験を否定するのではなく、それらを活用し、さらにはメンバー間の情報交換による新たな知識やノウハウの醸成を行う必要があるのではないでしょうか。
どうやって活かす「個人の勘と経験」
「個人の勘と経験」が、各自の頭の中や、各自のPCの中にしまわれている限り、組織としては活用する術がないので、今でしたらその情報を組織メンバーで共有できる場に吐き出してもらうしかないです。現在ですと、WORD,EXCEL,PPT等の文書情報の形式で共有の場に
置いてもらう必要があります。
そうは言っても、ただ、貯めているだけで、必要とするものが探せない、あることすらわからいという状態では、役に立たず巨大なゴミ箱になるだけです。
そこで最低限必要なICTの仕組みは、基本的な分類分けと全文検索ができることになります。繰り返しますが、貯めているだけで、探せなければゴミ箱と同じです。
さらに考えておきたいこと
（１）ある程度古い情報は削除すること
以前から、このような活用につかう文書情報はわざわざ削除する必要もないという意見もあるのは事実ですが、私は、現在のICTの技術レベルでは、各テーマ毎に登録から何年たったら削除するというルールを適用することをお薦めします。
それは、次のような理由からです。
・検索時、価値の低い賞味期限切れの文書情報がヒットしてきて必要な情報を見つけづらくなるから。
・検索ソフトのライセンス費は、検索対象ファイルの数に応じて高くなることが、多く、検索ソフトの費用が割高となるから。
（２）貯めている情報の利用頻度を保存し、信用度も評価していく
貯めている情報の利用頻度を確認することで、どのような情報が必要とされているか、
また、評価も書きこんでもらうことで、後の利用者にも使いやすくなります。
（３）あらたな知見を生み出す。
貯めている情報の中で利用頻度の高いものを抽出して、それらを抽象化する、
または、ある課題について、これらの情報を使って、新たな知見を生み出していけば、
個人の勘と経験を組織として活かし切ったという段階ではないでしょうか。
先進ユーザー動向
インターネット上ではありますが、製造業の会社では、研究開発に、販売系の会社では、
販売活動に、攻めの道具として文書情報マネジメントに使用するインフラである情報共有ツールや全文検索ツールを活用している例が発表されるようになってきています。
いかがですか。あなたの会社も攻めに挑戦してみませんか。
文書戦士
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