本記事では、
英国において制度として確立している Record Review について、
「いつ」「誰が」「何のために」行っているのかを中心に紹介する。

日本では、公文書の評価・選別は
保存期間が満了した後（多くは30年後）に行われることが一般的である。
それに対し英国では、
評価はアーカイブへの移管前、しかも段階的に行われる。

この違いは、単なる年限設定の差ではない。
記録をどのようなものとして位置づけているかという
制度思想の違いを反映している。

英国の「Record Review」とは何か

英国における Record Review とは、

業務で作成・利用された記録について、
一定期間の経過後に、保存・保存期間延長・最終的な扱いを見直す
制度的な評価プロセス

を指す。

これは、
「歴史的価値があるかどうか」を最終段階で判断する作業ではない。

  • 判断に至る過程が説明できるか
  • 記録としての証拠性が保たれているか
  • 将来の検証に耐えうる内容か

といった点を、
記録がまだ業務文脈を保持している段階で確認する行為である。

この制度は国だけのものなのか

Record Review は、
英国の中央政府に限定された制度ではない。

  • 各省庁
  • 行政機関
  • 地方自治体（Local Authorities）
  • その他の公的機関

といった公的部門全体で、
共通の考え方として採用されている。

地方自治体においても、

  • 一定期間が経過した業務記録について
  • 記録管理の専門性を踏まえ
  • 業務部門と協力しながら

アーカイブ移管前にレビューを行うことが、
記録管理プロセスの一部として組み込まれている。

英国では、Record Reviewは「いつ」行われているのか

英国の Record Review を理解するうえで、
最も重要なのは 評価のタイミングである。

結論から言えば、英国では、

アーカイブに移管されるかなり前に、
しかも一度きりではなく、段階的に
Record Review が行われる。

一般的なタイミング（国・自治体共通）

  • 作成・利用段階（業務中）
    記録は業務遂行のために管理される
  • 一定期間経過後（例：5〜10年程度）
    ▶ 最初の Record Review
  • さらに期間経過後（例：15〜20年程度）
    ▶ 次の Record Review
  • 最終的にアーカイブへ移管
    ▶ 公文書館での長期保存・公開へ

重要なのは、
「30年待って一度だけ評価する」設計ではない
という点である。

この考え方は、
The National Archives
が示す記録ライフサイクルのガイダンスにも一貫している。

日本との運用上の対比

観点 英国 日本
評価の開始時期 移管前（5〜10年程度） 保存期間満了後（多くは30年）
評価の回数 複数回・段階的 原則1回
文脈の把握 判断背景を説明しやすい 困難な場合が多い
公文書館の関与 移管前評価を前提に受入 移管後に本格関与

ここで重要なのは、
優劣ではなく、時間軸の違いである。

The National Archives の役割

英国の制度を支えているのが、
The National Archives
である。

TNA は、

  • 各機関の記録を一律に評価・選別する立場
    ではない。
  • 原則や考え方を示す
  • 各機関の判断を支援する
  • 永久保存記録を受け入れる

という役割を担っている。

すなわち、

評価はアーカイブ移管前に行われ、
公文書館はその結果を引き受ける立場にある

という分担が明確である。

早期のRecord Reviewが持つ、もう一つの意味

英国における早期の Record Review は、
廃棄や選別そのものを目的とした制度ではない。

定期的に評価が行われることで、

  • 現用部門は
    「この記録はいずれ見直される」ことを前提に業務を行う
  • 判断過程や理由が
    将来、検証の対象となることが意識される

これは、
業務部門への制度的な牽制であると同時に、
行政の意思決定が
将来の検証を前提として行われていることを示す
注意喚起の仕組みでもある。

評価結果が、住民とアーカイブを結びつける

もう一つ重要なのは、
Record Reviewの「結果」そのものが、
住民の関心を引きつけ得るという点である。

評価を通じて、

  • どのような政策判断が
  • どのような経緯で行われ
  • どの記録が将来に引き継がれるのか

が整理されると、
その内容自体が、
住民にとって「確認したい情報」になる。

結果として、

記録そのものだけでなく、
それを受け入れ、公開する
アーカイブ（公文書館）の役割にも注意が向く

という好循環が生まれる。

評価が「静かな内部作業」にとどまらず、
社会との接点を持つ工程として機能している点も、
英国事例の重要な特徴である。

おわりに

英国の Record Review は、

  • 移管前に
  • 段階的に
  • 説明責任を前提として

評価を行う制度である。

それは
「捨てるための評価」ではなく、
記録の作り方・残し方に緊張感を与え、
その結果を通じて住民とアーカイブを結びつける評価
と言い換えることができる。

本記事では、まずこの英国事例を、
制度の事実関係として整理して紹介した。