営業秘密保持誓約書、まだ紙ですか

新型コロナ対策で、テレワーク化が進み、在宅勤務・サテライトオフィスでの社内情報や、営業秘密の扱いには、これまで以上に注力されていることと思います。従来にも増して強力なITツールを導入されている企業も多いかと思います。

今年も従来のように、従業員に、紙の「営業秘密保持誓約書」または、「情報セキュリティ規則遵守誓約書」に、手書きのサインや押印をしてもらってはいませんか。

テレワーク化が進み、ペーパレス化、ノーペーパーワークの必要性が理解されているのに、
何故、電子的な取り扱いができないのでしょうか。

「誓約書は紙でないといけない」という先入観念

「誓約書は紙でないといけない」というのは、契約書や、申請書には「押印が必要」と等しいくらいの先入観念・誤解なのです。つまり、簡単に言えば、「この内容を守ることを誓約しますか。」、「はい」・「いいえ」を答えてもらうところをシステム化し、ログを残せばよいのです。

そうすれば、毎年毎期ごと紙で行っていた誓約書の印刷、誓約書の回収、保管も電子に置き換えられるので効率的になります。また、新型コロナ感染下では、紙にウィルスが付着することも想定する必要があるので、この対策にもなり、一挙両得となる訳です。

誓約書が紙か電子より重要なこと

誓約書の有効性という意味では、紙に手書きで署名する方が、署名者の意識が高まるので、よいとは言われています。しかし、もっと大事なことは、署名した人に、誓約書の内容や営業秘密保持、情報セキュリティ規程を理解させていることが、会社側としては必要なのです。

そのために、何をやるかが、重要なのです。例えば、以下のようなことです。
①会社としての営業秘密保持や情報セキュリティ規程に関するe-learingの実施、
②従来であれば、会議室に集まってのミーティング、新型コロナ下の今なら
WEBオンライン会議などを通じた　Face To Face　での教育、
③教育履歴を残す。

署名はしたが、知らなかったとは言わせてはいけないのです。