事務処理ミスの王様「転記ミス」、「コピペミス」
事務処理ミスの中で一番比率が高いのが、「転記ミス」であり、簡単と思われる「コピペ」でも起きてしまいます。
事務処理は、多段に渡るのが常で、フロントでのミスがお客さまに納入してから起きるとリカバリーは容易ではなく、顧客からの信頼を大きく損ないます。
難しいことを間違える。こちらもあってはいけないことですが、単純作業で間違えてしまうと言い訳が効きません。
その発生確率は、どの程度あるのでしょうか。人によって、成熟度によって、その確率は大きく変わります。例えば、数％～0.1%ぐらいに幅はあります。
そんなに難しい内容でなくても間違えます。例えば、年号です。2019年とするところを、
2109年としてしまったりします。一旦、間違えてしまうとセルフチェックでは、中々気付けません。
これまでの定番、ダブルチェック
転記ミス対策の定番と言えば、「ダブルチェック」です。作業者本人以外の人が、転記内容を再度点検します。多くは、目視ですが。
論理上は、0.01(1%)の発生確率なら、2人でやれば、0.01X0.01（＝0.01%)と発生確率を大幅に減らせます。しかし、実際には、そう単純ではありません。第２番目のチェック者の意識が緩慢になったり、第1の作業者が第２番目のチェック者に頼って、ミスの発生確率が増えてしまい、そこまでミスの発生確率を減らすことができない場合もあります。
また、ミスが起きるのは、事務作業が集中する月末、年度末であることも多く、「急いでいて、チェックが甘くなりました。」、「普段はダブルチェックしていますが、緊急だったので省いてしまいました。」という言い訳は何度も耳にしました。
そもそも、もう一人チェック用に人を置くは、企業に取って、コスト的にそんなに簡単なことではありません。わかっちゃいるけど・・・というやつです。
また、そもそもダブルチェックをしたところで、転記ミスの発生確率は残っており、
抜本対策にはなっていないのです。
RPAを適用したい、でもハードルが。
そんな時、適用したいのが、RPAです。転記やコピペの作業であれば、100%確実にこなしてくれます。しかし、今のところ、そんなに簡単に事務作業に適用できていません。
そのハードルは、やはり、導入コスト、運用コストにあります。
コア業務のRPA化であれば、効果も比較的算出しやすく、IT部門も加わって、導入・運用が図りやすいです。ただ、あまのじゃく的にいえば、コア業務については、これまでも人員を掛けてきたので品質アップというよりもコスト低減という効果が大きいでしょう。
事務品質のアップという意味で、これからRPAに期待したいのは、製造で言えば、「多品種少量生産」、つまり、一個一個の作業量は多くないが、いろんな作業があるというタイプです。多くの会社の事務作業が、このタイプです。
極端に言えば、事務作業する人、一人一人にロボットがついていて、転記やコピペの作業をやってくれる世界が望ましいですね。
そこまで、行くには、まだ、RPAのライセンス費が割高にも思えますが、普及とともに手ごろな値段になっていくのでしょうか。もう一つは、RAPのプログラミングが容易になったとは言え、事務職の方には、まだ、ハードルが高いようです。多品種少量への対応をしなければいけません、毎度、外部にプログラミングを頼むようでは、コスト的にも運用的にも導入は難しいと思われるます。
RPAベンダー、ユーザー企業に期待します。
そんな状況ではありますが、ＲＰＡベンダーがさらにプログラミングしやすい（実際には、ノンプログラミングとも言われていますので、使いやすいＵＩ）製品やユーザーが理解しやしすい教育メニューを充実させ、ユーザー企業もＲＰＡに積極的に取り組んで行かれることを期待します。ＲＰＡはこれまで、コア業務で実績を上げて来たと思います。今後は、コアではない、一般の多品種少量分野を発展に期待します。
文書戦士
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