マンションの管理会社は千差万別

区分所有者として、マンションにお住みの方にお尋ねします。
管理会社と管理組合の役員の間で交わされているメールの添付ファイルは安全かどうか興味をもったことはありますか。

多くのマンション管理会社と管理組合の役員の間では、メールが使われています。
今や企業では、ファイルをメールに添付して送信した場合の経路での盗聴、誤送信対策に神経を尖らせていますが、マンション管理会社と管理組合の温度感は様々です。

中には、既に対策を済ましているマンションもあるでしょうし、これまで、メールの添付ファイルをZIPで暗号化して、後からパスワードを送る「PPAP」を行っていたマンションもあるでしょうし、中には、添付ファイルを平文で何も気にすることなく、メールに添付しているマンションもあります。

これまでは、主に、マンション管理会社のIT知識、リテラシーに依存しています。
管理会社がしっかりしているところは対策は進むが、そうでないところは、ずっと置いてけぼりとなってきています。

マンションの住民、管理組合役員が意識を高めましょう。

今年はちょうどデジタル庁の新設や、日立製作所のPPAP禁止宣言で、メールの添付ファイルからの情報漏えいが着目されています。これを期に、マンション住民、管理組合役員が意識を高め、マンション管理会社と相談していくことで、道は開けてきます。

どうでしょうか。会社だけでなく、自分の住むマンションの情報セキュリティも高めませんか。

マンションに特殊事情

対策として、一般的には、クラウドストレージを導入し、管理組合側と管理会社側の共有フォルダを持ちます。メールにファイルを添付するのではなく、クラウドストレージで共有することで、メール経路盗聴や誤送信による情報漏えいリスクをなくします。

しかしながら、マンションには、管理組合側、管理会社側それぞれに以下のようなの特殊事情があります。それを考慮した上で、経済的負担が少なく、使いやすい方法を選択することが必要です。

（１）マンション管理組合側事情
・役員が毎年交代するのが、常である。
・管理会社とメールをやりとりするのも数名である。
・管理組合は法人格を持たないことが多くクラウドストレージの契約が困難

（２）マンション管理会社側の事情
・マンション管理会社が管理しているマンション数は多く、コストを抑えたい。
・マンション管理会社のフロントマンのIT知識、リテラシーを高めることは限界があり、
IT部門の設定した範囲で着実に運用したい。

どんなクラウドストレージが望ましいか

（１）契約元
マンション管理組合では、契約や運用の継続性が困難なので、マンション管理会社で契約することが望ましいと考えます。
（２）クラウドストレージの運用管理
マンション管理会社のフロントマンの力量、マンション管理組合の役員の力量に多くを期待できないので、マンション管理会社のIT部門で、しっかり管理できるものがお勧めです。
利用者に多くの権限を与える方式は好ましくありません。
（３）ライセンス体系
マンション管理会社のフロントマン、マンションの管理組合の役員などが利用します。
一方、メールに添付する連絡用なので、総容量はさほど大きくはなりません。
したがって、利用者当たりの使用料が少なく、使用データ量に応じて課金されるサービスの利用が有利になる可能性があります。