押印廃止は進んでいますか
令和2年6月、法務省・財務省・経済産業省から「押印についてのQ&A」が発信されました。それ以来、行政では、申請書における押印の廃止が目に見えて進み、民間企業では、
社内文書への押印から、電子ワークフローなどを導入して、押印廃止と電子化が進んでいます。
電子契約は進んでいますか
御社はどうですか。民間企業では電子契約サービス利用の準備はできたが、先方の承諾が得られなくて。行政では、電子契約を利用する方法の準備なされてなくて。と中々普及が進まないというのが実態ではないでしょうか。
電子契約を利用する場合に疎かにされがちなポイント
現在、当事者型電子署名方式だけでなく、立会人型電子署名方式まで、様々な電子契約サービスが提供されています。それぞれのメリット、デメリットに目を奪われがちになります。
また、契約には、先方都合もあるので、自社が選定したサービスを必ずしも使えないという
ことを前提に考える必要があります。
疎かにされがちなポイントは、以下の２つです。
①サインした本人が異動、退職等で、組織からいなくなっても組織として継承できる必要がある。これは、中小企業の社長さんでも同じです。事業承継まで考えるのは当たり前です。
②電子署名の有効期限は割と短く、2~3年程度だということです。
最低限どんなことをやっておけばよいか。
電子契約を提供しているサービス会社は超大手から新新の企業まで幅広く、超大手を利用しているからと安心しきるのもいかがなものかと思います。
特に、立会人型の電子署名方式の契約では、原本はサービス提供会社のストレージにあるので、まずは、立会人の電子署名がついた契約書（ＰＤＦ）をダウンロードします。
多くのケースで、このダウンロードは契約者や事前登録者しかできませんが、
ダウンロードした契約書（PDF）を組織の管理下に置くことで、組織として、会社として
管理、活用ができるようになります。
この契約書（PDF)が削除されてしまったり、入れ替えられたりしないよう、
一般ユーザーには、参照権限だけを許可した保管場所での管理が必要です。
ダウンロードしたPDFにタイムスタンプを打てば、10年間は存在証明が担保されるので、できれば、ここまではやっておいた方がお勧めです。
契約書によっては、10年を超えるもののざらにあると思います。
次の10年間での技術の進歩に期待しましょう。
手軽にタイムスタンプの延長が可能な日も来るかもしれません。
また、タイムスタンプがなければ、民事訴訟で証拠にならないということもなし。
いつまで契約書を紙にするのですか。
電子契約にすると確かに契約までの工数を削減できます。実は契約を締結した後も電子にしておくことでいろいろメリットがあります。皆さんがあまり気づいていないけども「あるある」の例を以下に紹介します。
①契約書の条件を見ながら仕事をするようになります。
紙だと契約締結がゴールで、後は書庫に死蔵されがちです。
担当者は契約の中身を先輩から聞いただけで思い込みで仕事をしていることも多くありま す。電子にすれば、都度、契約書に立ち戻る癖もつきます。
②必要な契約書を探せます。
紙のままだと、必要な契約書を探すにも書庫で探し回ったり、外部倉庫から書類箱を取り寄せたりと、中身を確認しながらの作業は大変で、実際は、探しきれなくなります。
一方、電子契約にしておくこちで、自席からの検索も可能で、特に、全文検索の利用も可能なことから、必要な契約書を見つけやすくなります。
さあ企業を強く、住民サービスを向上するために電子契約に移行しませんか。
文書戦士
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