マンション理事の皆さん

まだ、理事会の議事録に押印してますか？

たいていのマンションでは、今も、理事会の議事録をWORDで作って、印刷し、理事に回覧、押印しているのではないでしょうか。それも押印は三文判です。
疑問を持っていた方も多いと思いますが、令和2年6月19日　「押印に関するQ&A」が内閣府、法務省、経済産業省から発信され、これにより、形式だけ整えただけの三文判の意味もなくなったと思われます。

また、今は、行政の申請も殆どのケースで三文判による押印は求められなくなっています。では、なぜ、押印しているのでしょうか？

マンションの管理規約の改定が必要だから

殆どのマンションの管理規約には、総会に準じて、「議事録については、第４９条（第４項を除く。）の規定を準用する。」となっているからに他ならないでしょう。これって法律なのでしょうか。いえいえ、国土交通省が、親心で提示してくれているマンション標準管理規約にそう書かれているからなのです。

法律ではないので、必要に応じ、マンション側で審議し、規約改定すれば、不要とできるのではないでしょうか。意味のない押印はやめてはどうでしょうか。

議事録を紙で扱うデメリット

こうやって、押印を廃止しても、今は、紙に印刷して、各理事に署名をしてもらう必要があります。大事な議事録、各戸のポストに入れっ放しにもできず、手渡し回覧などをして管理会社も回覧をします。そのため、理事会の後の議事録作り、手書き署名などしておりますと、まとめて署名ということにもなって、中々タイムリーに議事録が正式版になりません。

理事会議事録は電磁的方法で処理したい

そこで、理事会議事録を電磁的方法で処理しようとすると、またまた、国土交通省が、親心で提示してくれているマンション標準管理規約で「区分所有法第４９条（第６項を除く。）の規定を準用する。」となっているところがネックになります。

電子署名及び認証業務に関する法律（平成１２年法律第１０２号）第２条第１項の「電子署名」を使うよう指示が入っています。一方、令和2年9⽉4⽇総務省・法務省・経済産業省の3省から、立会人型電子契約に関するQ&Aが発信されています。

ここでは、電子署名はいつもでも、従来型の当事者型電子署名方式が必要ということでなく、用途によってはこれより簡便な立会人型電子署名方式を使ってもよいとされています。

総会と理事会、重みも違うので、総会には、当事者型電子署名方式でしょうが、理事会には、立会人型で十分と考えています。

電磁的処理でのメリット

なんと言っても、スピード感が違います。そのため、理事会から議事録の正式版ができる時間が圧倒的に短く効率的になります。理事会開催から時間があいて議事録を作ってしまうと、後付けでいりろ変えたくなってしまいますが、こういうことも防げます。正直、紙ベースならいつでも議事録のつくり直しができてしまいます。余程、信頼性が高いと思います。