■文書管理規則ありますか？
「貴社に文書管理規則はありますか？」とお尋ねすると、「あります。」とか、「あるハズです。」という答えが、たいてい返ってきます。そんな方にも、「読んだことありますか？」と質問しますと、殆どの場合、「読んだことがない。」とか、「内容は全く覚えていない。」の回答が返ってきてしまいます。規則が合っても従業員に徹底できていないと意味ないですよね。
■文書管理規則には何を規定しているか？
文書管理規則の記載レベルは、会社各様で、非常にバラつきが多くなっているのが、やっかいなところです。簡単なものですと、法定保存文書を中心に、保存すべき文書とその保存期間のみを記したものまであります。これで十分な筈もないですが、これまで、ずっとこれでやって来たと何の違和感も持たれず、見直しもされないケースもあります。
逆に、文書管理の責任者は、各課の課長であると規定してあっても、そのことを一度も社内教育で教えられることもなく、気づかないまま、20年も30年も会社生活を過ごしているケースもあります。
■文書管理規則制定の目的は？
社内には、様々な業務があります。それらは、文書ベースで処理されるもの、あるいは、文書ベースで処理すべきものがあります。文書管理規則がないと、個々の業務の業務規則、業務マニュアルでも文書の取扱いについて細部まで規定する必要が出てみます。たとえ、各業務の業務規則、業務マニュアルに、文書の取扱いの細部まで記載したとしても、全社として、統一が取れないものになります。従業員も、個々の業務毎に文書取扱いの細部まで決められても、とても覚えきれません。
その意味で、各業務で取扱う文書に関する共通的な規則を文書管理規則で定めると考えてはどうでしょうか。こう考えれば、責任ある立場の方が文書管理規則を読んだことがないというのは、おかしいことだとわかると思います。
■文書管理規則の関連ルールは
そうは言っても、会社規則は、そう簡単には、都度、変更ができないので、重点になるところを規則において、後は、適宜、見直しをしやすいように、細則や、ガイドラインにしておくのがいいでしょう。
■デジタル化への対応はできていますか？
まさか、文書管理規則の対象が紙文書だけになってはいないですよね。電子帳簿保存法 電子取引 電子文書保存の要件にもあるように、デジタル場合は、特に、改ざん・隠滅の防止の観点が必要です。規定してありますか？
■ご相談下さい
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