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Box Virtual Summit Japan 2020 Autumn に参加しました。

Box Virtual Summit Japan 2020 Autumnにオンライン受講しました。
夏に続き2回目の参加です。
見逃した方には、全てではないですが、録画が公開されますので、興味のある方は視聴されては、どうでしょうか。

Boxはファイルサーバーの代替か。

ファイルサーバーの容量不足、メンテナンス人員不足などからオンプレミスファイルサーバーをBoxに置き換えようとしている会社、置き換えた会社も多いとは思います。

文書管理の立場から見るとファイサーバーは容量は大きいものの、文書管理に使うには必要とする機能も十分ではなく、実は扱いづらい面もありました。これに対し、Boxは文書管理システムとしての機能の充実も目指していると宣言されています。Boxを導入された方には、ファイルサーバーを移行するという中間段階ではなく、是非、Boxを使っての文書管理、文書管理マネジメントの領域まで目指して頂くと企業価値は各段に上がっていくものと思います。

Boxは容量無限大だからどんどん文書・記録を溜めればよいのか。

容量が無限大にあったしても、文書・記録のライフサイクルに従って、整理・整頓しておかないと利用価値のない情報に必要な情報が埋もれ、やがて「ごみ箱化」します。ファイルサーバーでも「ゴミ箱化」は、課題として認識されておりましたが、容量リミットが外れたBoxでは、整理・整頓が忘れられる可能性が大きいことに留意しておく必要があります。

検索技術は日々高まりますが、ライフサイクルに従って、適切に廃棄していかないと、必要な情報を見つけ出すことは困難になることも忘れてはなりません。

一元管理がよいのか

電子文書管理は、1980年代に始まって、紙による文書管理に比べ、その歴史はまだ、短いといえると思います。個々の技術進歩が激しく本質を見失ってしまいそうになりますが、常に、これが進むべき道か、考えなら進むことが必要なのではないでしょうか。

その中でも、ECM(Enterprise Content Management )が提唱された時から、「文書・記録の一元管理」の重要性が強調され続けています。しかしながら、日本国内では、企業全体で、一元管理ができている例はほどんど見られないとこともあり、ここは、慎重な見極めが必要と考えていまます。多分、多すぎるデータの分散は混乱を招くでしょうが、データによっては、管理の仕方に特徴があるので、必ずしも一元管理するのが得策ではないと思っています。データの分散管理を縮小化が実際的なところではないでしょうか。

また、一元管理と1ベンダー依存(ベンダーロックイン)も分けて考える方がよいのではないでしょうか。データの一元管理の方向性は大きな流れとしては、間違ってはないでしょうが、リスク管理の面からは、ベンダーロックイン、システム障害の回避の点から、マルチ化等の回避手段も重要と考えます。

文書戦士
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