迷ったら捨てる！
皆さん、この言葉、フレーズを聞いたことありますよね。
たいていはお家の中が狭くなって来た時に、断捨離と称して片付ける時の決め台詞ですよね。このおまじないのお陰で、どんどん物を捨てられ、お家の中も、以前のように広く快適になります。
このフレーズの英訳をネットで探すと、次のようなものが出てきました。
①throw away unnecessary things
②get rid of unnecessary things
③If you get lost, throw it away
①、②を和訳すると「不要な物は捨てろ」ですよね。意味違ってませんか？
欧米には、こんな発想ないのかな、誰か教えて頂けませんか。
それはさておき
文書管理の世界では正しいのでしょうか。
紙文書管理の世界では、よく聞くフレーズです。
多くの場合、事務所の移転などで、事務所のスペース削減が必要な場合、そう言って、
持ち物を入れ物に合わせて入り切らないものは捨てたり、場合によっては外部倉庫に預けています。外部倉庫保管と言ってもコストはかかるし、検索の手段も十分ではないので、そもそも預け入れたことすら忘れ去られてしまうので、そもそも合理的でないので。このフレーズはほぼ正しいのでないでしょうか。
電子文書管理、デジタルの場合
（１）保管コストの低下
紙の場合は、保管場所のコストが課題で多くのものを残せませんでした。
ところが、電子の場合は、一昔前に比べると圧倒的に保管コストが下がっており、
保管コストの制約のハードルが下がっています。
（２）検索性の高さ
紙の場合は、検索手段が限られ、そもそも台帳で検索して探し当てても、
実際には、紙文書をファイル棚や外部倉庫から取り出す必要があり読み出し時間もかかりました。そうなると、余程重要な文書しか残す意味がなくなっていました。
一方、電子の場合は、全文検索を始め多くの手段があり、アクセス速度に多少差があるものの殆どの文書にオンライン/ニアオンラインで読み出すことができ読み出し時間が圧倒的に早くなっています。
DX時代！ゲームチェンジです！
デジタルシフトしたデジタルトランスフォーメーション時代に求めれるのは、
「迷ったらという捨てる」というおまじないではなく、そもそも「迷わない状態」を目指すことです。紙の場合よりも多くを残せますので、
法定保存文書だけでなく、さらに範囲を広げ、どこまで拡げるかを経営方針から、
各部門の実務にまで落とし込むことです。自社、自部門を守るための証拠となる文書を増やしたり、ノウハウ伝承のために残す文書を増やします。
また、ただ残すだけではなく、必要な検索機能とセットで考えることが重要です。
探せないなら残しても仕方がないです。
こうして、文書を登録する時点から残すもの・捨てるものを予めより分けて、
捨てるものについては、登録から何年経過したら、削除するという仕組みを組み込み
ごみ箱状態になるのを防ぎましょう。
文書戦士
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