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メール申請ではできたが、ワークフロー申請ではできなかったこと

皆さんの職場では、ワークフローを使っていますか。

ワークフロー申請の使われ方を大きく分けると、次の2パターンがあります。
・個人に関する申請
・部門間で業務依頼を行う申請

旅費精算、定期券の申請など個人に関する申請は、多くの会社で導入されていることと思います。
それに比べ、部門間で業務依頼を行う申請については、まだ、まだ、浸透していない会社もあるのではないでしょうか。

「紙の連絡文書の回付」から、「添付ファイルのメール回付」へ

部門間での業務の依頼は、紙の連絡文書を回付しながら、必要な人が押印し、務処理を行うという「紙の連絡文書の回付」が当初の方式でした。

紙への押印を重視していた会社や組織では、新型コロナウィルスの発生前までは、この方式を続行していたかも知れませんが、新型コロナウィルス対策で、ペーパーレス化が進む中、電子処理化に切り替わっていることと思います。

簡便に電子化を進めるためには、紙の連絡文書をWORDなどの電子ファイル化し、
押印欄を設け、電子メールで順次回付し、回付された方は、電子押印イメージを貼り付けて、承認や、必要な作業を行い、最後はPDFファイルに変換する「添付ファイルのメール回付」方式を取ることができます。

「添付ファイルのメール回付」時の問題点いろいろ

ペーパーレスという観点では、「添付ファイルのメール回付」で実現できるのですが、
メールを使った方法は、次のような問題があり、ワークフローの利用が検討されることになります。
・自由度が高すぎて定型化から外れ勝ち
・他のメールに埋もれて、処理が漏れる
・メールの回付自体に手間がかかる
・進捗状況が把握できない

部門間「添付ファイルのメール回付」からワークフロー化での重要留意点

部門間の業務をワークフロー化する場合に、特に留意すべき点は、ワークフローの変更が柔軟にできることです。各部門の業務内容は、必要に応じ適宜変更できることが必須です。
決して、最初は情報システム部門が導入したが、後は変更できませんでは、使えません。

一方、メールはある意味、非常に自由度の高いツールなので、メールでやれていたこと全てをワークフローに求めるということは避けるべきなのでしょう。

ワークフロー製品の動向や、自社の利用しているワークフローを踏まえつつ、
どこで割り切るかということも重要です。

「メール申請」ではできたが、「ワークフロー申請」ではできなかった事例

実際に「メール申請」を「ワークフロー申請」に切り替えた際に、「メール申請」ではできたが、「ワークフロー申請」ではできなかった事例について紹介します。

メールの場合は、申請メールのCCを使って、申請回付先だけではなく、自部門の関係者、関連部門への関係者に、手軽に、申請していることを連絡できます。
しかしながら、ワークフローの場合は、次の回付先を指定することはできますが、
一般には、当該のワークフローを使って、関係者に連絡する機能はありません。

申請部門側としては、これまでできていたことができない。ということにはなりますが、
ワークフロー導入のメリットと天秤をかけて我慢を頂きました。

このように新しいツールを導入する場合、メリットは多いものの、従来できていたことができないこともあります。どこまでが許される範囲か、この見極めが大切です。

文書戦士
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