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どうする自治体のデジタル化 ~電子政府先進国デンマークからのヒント~

2020年7月10日、UNDESA(国連経済社会局)が、発表した世界電子政府ランキング(E-Government Survey 2020)で、1位を獲得しています。このランキングは、2年に一度発表されるもので、2018年に続き2回連続とのことです。

令和元年12月20日に、「デジタル・ガバメント実行計画」が閣議決定されて以来、日本の自治体でもデジタル化の検討が進んでいますが、電子政府の先駆者のデンマークを研究し、取り入れるべきポイントは取り入れてはどうでしょう。

ということで、デンマークでは、なんと2010年頃には実用段階にあった「ケース管理」について紹介します。経緯を残してこそ判断の確からしさも裏付けられますし、ミスがあっても修正し、また、今後にも活かせられますよね。

文書戦士

公務員の多い国デンマーク

デンマークと言えば高福祉国家として有名ですが、公務員の比率も日本よりも断然多いことが特徴です。OECDの報告書「Government at a Glance 2017」の雇用者全体に占める一般政府雇用者比率(国内雇用、短期雇用含む)では、2015年時点で、デンマークは、28.3%、日本は、6.1%であり、デンマークは日本の約5倍の比率です。多くのことが国主導で動いていると言われています。

デンマーク電子政府における電子文書管理

私も参加していました研究会で、平成23年(2011年)5月のJIPDEC(一般財団法人 日本情報経済推進協会)の報告書「電子データ保存システムに関する調査研究報告書」について、「デンマーク電子政府における電子文書管理」についてまとめております。このでは、その中心的な考え方であるケース管理について以下抜粋して紹介します。興味のある方は、是非、原出典をお読みください。

~~~~~~~~~~~~~~~~~抜粋~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

デンマークにおける文書管理は2002 年から導入を開始したケースマネジメントと密接な関係にある。例えば、国民の1 人から義足に対する補助申請案件が発生すると、その時点でその申請に対するケースファイルが作成され、様々な手続き書類、例えばWeb からの入力データ、内部書類など、がタイムスタンピングされそのケースファイルに時系列的に格納される。タイムスタンプは、サーバ内の時計を使用している。また、デーベースアクセスに関しては、更新の前と後のデータがケースファイルに格納される。案件が完了し、案件ファイルがクローズされて、5 年経過するとアーカイブス(公文書館)に送られる。

ケースはケースタイプ(例えば、年金、建物購入、など)により分類され管理される。代表的な市町村を例にとると、アクティブなケースファイルは800 万件に上り、1 日あたり25 万件が処理されている。

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