電子文書管理

WEB会議の録画を証拠提出せよ。そんな時代の到来か。

中小企業デジタル化応援隊事業 ご存知ですか。

「中小企業デジタル化応援隊事業」は、国の中小企業政策の中核的な実施機関である中小企業基盤整備機構が、”全国の中小企業等・小規模事業者のさまざまな経営課題を解決する一助として、 デジタル化・IT活用の専門的なサポートを充実させるため、フリーランスや兼業・副業人材等を含めたIT専門家を 「第Ⅱ期 中小企業デジタル化応援隊」として選定し、その活動を支援する”取り組みです。制度としては、中小企業を支援するいい仕組みだと思います。

ここでもまた不正が

このようないい仕組みですが、2021年6月 制度活用における不正防止厳格化のご案内 が発信されました。不正を指南するものが、適切なコンサルティングを行わず依頼主の中小企業も巻き込んで、補助金である謝礼金を詐取している疑いがある事案が発生しているとここのことです。

WEB会議の録画を証拠提出して頂くことがあります。

これを受けて、2021年7月 利用規約の改定のご案内 が、発信されました。
その中には次のようにWEB会議を録画し、5年間保存することを義務付けました。

3 本事業の内容
(1)IT専門家は中小企業等と対面もしくはオンラインで行う支援の提供について、開始から終了まですべての様子を撮影し、そのデータを保管しなければなりません。事務局から当該撮影した動画の提出を求められた場合は、指定の方法にて提出をするものとします。当該動画が提出されない場合は、原則謝金の対象外となります。現地で行う支援の提供等動画の撮影が難しい正当な理由がある場合は、音声の録音で代用することを認める場合があります。なお、動画の撮影及び音声の録音に係る費用は、IT専門家自身で負担いただきます。また、支援活動動画もしくは音声は、支援完了日の属する年度の終了後5年間は保存なければいけません。

確かに、この方法であれば、全件は確認できないものの疑わしいものの白黒ははっきりつけられると納得です。

WEB会議も録画保存の時代か、しかし容量が大きい

いよいよWEB会議も録画保存の時代の到来なのであろうか。議事録だけでは、コンサルなどではエビデンスと十分ではないことがあるかも知れないですね。

しかし、いざ、運用しようとした時、WEB会議のサービスの殆どに、録画機能が既に備わっているのは、いいのですが、その容量が非常に大きくどうしたらよいのかと悩んでしまうこともあるのではないでしょうか。ZOOMの場合は、1時間で約200MB程度とも言われています。2時間の会議を10回したら、4GBの容量が必要となりますね。

議事録は、せいぜい1MB程度の容量としたら、2桁は大きい容量ですね。

デジタル化応援隊に参加するフリーランスや副業・兼業人材の場合はどうしたらいいのでしょうか。

解決策その1

まずは、TB級のPC外づけのHDDを用意します。おそらく、フリーランスや副業・兼業をやっている方であれば、既に、手持ちかと思います。

PC内蔵のHDDに、WEB会議の録画を残した後、外付けHDDに移し、PC内蔵HDDからは削除します。時間に余裕のある時に、外付けHDDから、PC内蔵のBD-Rドライブを使って、動画をBD-Rに書き出していきます。

外付けHDDの容量を圧迫するようでしたら、日付の古い順に、削除して行きます。

いかがですか。他にもいろいろあるとは思いますが、とりあえず、こんな方法で対処できるのではないでしょうか。

文書戦士

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