経営者

電子契約の本質を知ろう ~押印廃止を目的化しては道を誤る~

電子契約の本質とは

電子契約の本質の理解は、図1に示すような「契約書のライフサイクル」から始まります。現在、新型コロナウィルス対策で、電子契約が脚光を浴びていますが、その殆どは、
契約締結のための「押印」のところを電子的な処理「電子署名、電子契約」の置き換えることばかりです。


つまり、契約書のライフサイクルの中の一部分だけの電子化が進んでいるのです。
実は、多くの企業では、契約締結前のプロセスが未整備であること、契約締結後の
管理が不十分であること、また活用できていないことを自覚しておられます。

契約書のライフサイクル、各プロセスの整備は今がチャンス

これまでは、自覚があっても、契約書のライフサイクル、各プロセス整備が進まなかった最大の原因を、「契約書が紙であり、印鑑を押したのもを原本としたこと」だと、考えます。そもそも、現在では、契約書の元ネタは、WORDであり、PDFです。これを契約締結のために紙に印刷しなおし、契約締結後に、スキャニングして電子化する必要があったのです。

電子契約では、紙にする手間、電子化する手間が省けます。この節約した時間を使って、契約書のライフサイクル、各プロセス整備を進められるのではないでしょうか。
その意味で、今が、その取り組みのチャンスと言えます。

契約書ライフサイクルのプロセスについて一言

(1)起案・調査 プロセス
起案をしようとすると過去の類似契約の調査、契約先との過去の経緯などを知る必要があります。その意味でも、締結した契約書や締結経緯を参照、活用できるようにしておく必要があります。

(2)審査・交渉
このプロセスについて、多くの企業は、法務審査のみを思い浮かべるようです。
審査という言葉を変えた方がよいのかも知れません。先進的な企業では、審査というより、
専門部門や関連部門の支援を得るを目的として、このプロセスをとらえている企業もあります。たしかに、法務的は問題なくとも過去の経験からビジネス面ではリスクの高い場合があります。そこを助言してもらい、契約先との交渉にあたることで、会社として、前向きに
取組めます。

(3)管理
契約期限の管理などの側面もあるのですが、契約期間が長いケースの殆どでは、時間の経過とともに、契約は使っているのに、契約時の当事者がいないという事態になります。
契約書が紙の場合は、厳重に保管されて、誰もほぼ原本を見ていないということが起きます。これは大きなリスクです。契約不履行を起こしたり、相手側の約束違反も見つけられない状況です。
契約書が電子になっていることで、契約書の公開作業は進みやすくなります。

(4)活用
契約書をただ当事者が閲覧できるようにするだけでなく、その契約経緯も含めて保管し、
検索機能を高めることで、新たな契約を効率よく、リスクを減らして起案することができます。これは、起案者だけではなく、契約を支援する専門家や関連部門のナレッジの蓄積にもなります。

まとめ

経営者の皆さん、この期に契約締結だけでなく、その前後のプロセス強化を図り、会社を強くしませんか。

文書戦士

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